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Eigenes Notebook erstellen

Ein Notebook bündelt Dokumente zu einem Thema und macht ihren Inhalt im Grünerator durchsuchbar — etwa für Anträge, Beschlüsse, Programme oder Pressemitteilungen. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die Erstellung deines ersten eigenen Notebooks.

Was du benötigst​

Ein angemeldetes Grünerator-Konto und ein paar Dokumente, die du zusammenfassen, durchsuchen oder als Wissensbasis nutzen möchtest. Unterstützt werden PDF, DOCX, DOC, TXT, MD, ODT und RTF — bis zu 100 Dokumente pro Notebook und maximal 50 MB pro Datei.

Schritt-für-Schritt​

Der Editor führt dich durch drei Schritte: Quellen → Details → Überprüfen. Das Veröffentlichen ist bewusst kein Teil der Erstellung — es passiert später über das „Teilen"-Menü (siehe Notebook teilen).

Schritt 1: Zur Notebook-Übersicht​

Öffne in der Navigation Notebooks (/notebooks). Auf dieser Seite sind alle Notebooks an einem Ort gebündelt; deine eigenen findest du im Abschnitt „Eigene". Beim ersten Mal ist er leer und zeigt nur die Karte zum Erstellen. Klicke neben der Überschrift „Eigene" auf „Notebook erstellen" (oder auf die Erstellen-Karte), um den Editor zu öffnen.

Schritt 2: Quellen wählen​

Im ersten Schritt des Editors („Quellen — Woher kommen deine Dokumente?") stehen drei Kacheln zur Auswahl:

  • Dateien hochladen — Dateien aus dem Dateibrowser auswählen (Mehrfachauswahl möglich) oder per Drag & Drop auf das Fenster ziehen.
  • Aus der Wolke verbinden — einen Ordner aus der Grünen Wolke als Quelle nutzen (siehe Schritt 3).
  • Aus Docs importieren — eigene Docs als Quelle einbinden (siehe Schritt 3).

Beim Hochladen werden die gewählten Dateien zunächst als Vorschau „Bereit zum Hochladen" gesammelt. Dort kannst du einzelne Dateien wieder entfernen und startest den Upload dann mit „Hochladen". Dateien in nicht unterstützten Formaten werden übersprungen, und überschüssige Uploads (über 100 hinaus) werden mit einem Hinweis abgelehnt.

Sobald die erste Datei hochgeladen ist, schlägt der Editor automatisch einen Notebook-Namen vor — abgeleitet vom Dateinamen der ersten Datei (gekürzt auf 60 Zeichen). Mit „Weiter →" gelangst du zu Schritt 2 (Details).

Hochladen vs. Indexieren

Das Hochladen dauert nur Sekunden, das anschließende Indexieren (damit der Inhalt durchsuchbar wird) läuft im Hintergrund weiter. Du erkennst noch laufende Indexierung an einem kleinen Lade-Indikator („Wird verarbeitet…") auf der Dokumenten-Karte. Du kannst das Notebook trotzdem schon erstellen.

Optional: Wolke-Ordner anbinden​

Wenn du bereits einen Freigabe-Link aus der Grünen Wolke eingerichtet hast, kannst du über die Kachel „Aus der Wolke verbinden" einen ganzen Cloud-Ordner an dein Notebook hängen. Dokumente aus dem Ordner werden dann automatisch importiert und mit der Wolke synchronisiert. Diese Funktion ist mit einem „Experimentell"-Badge gekennzeichnet — der Komfort wächst, aber die Sync-Logik kann sich noch ändern.

Mehr zur Einrichtung des Wolke-Links: → Wolke einbinden.

Optional: Docs importieren​

Über die Kachel „Aus Docs importieren" kannst du eigene Docs verknüpfen und als Quelle einbinden — sie werden beim Import in durchsuchbaren Text umgewandelt und lassen sich später per Sync aktualisieren. Auch diese Funktion trägt ein „Experimentell"-Badge.

Schritt 3: Name, Beschreibung und Labels​

Im zweiten Schritt („Details — Wie soll dein Notebook heißen?") passt du den vorgeschlagenen Namen an (max. 100 Zeichen). Darunter kannst du eine optionale Beschreibung hinzufügen (max. 500 Zeichen) — sie hilft dir und anderen, später schnell zu erkennen, worum es im Notebook geht.

Über das Label-Feld vergibst du bis zu 10 Labels (max. 30 Zeichen pro Label). Labels sind freie Schlagworte und helfen beim Sortieren und Filtern in der Notebook-Übersicht.

Schritt 4: Überprüfen und erstellen​

Im dritten Schritt („Überprüfen — Alles bereit zum Erstellen?") siehst du eine Zusammenfassung: Name, Beschreibung, die Anzahl der Dokumente (eigene, aus der Wolke, aus Docs) und deine Labels.

Klicke unten rechts auf „Notebook erstellen". Der Button bleibt deaktiviert, solange noch kein Name eingetragen oder kein Dokument hochgeladen ist. Nach dem Speichern landest du wieder in der Notebook-Übersicht und siehst eine Erfolgsmeldung.

Veröffentlichen kommt später

Beim Erstellen ist dein Notebook privat. Ob und für wen es sichtbar wird, legst du danach im „Teilen"-Menü fest — siehe unten.

Dein Notebook teilen und veröffentlichen​

Sichtbarkeit und Veröffentlichung sind aus der Erstellung herausgelöst. Der Einstieg ist der „Teilen"-Button: Öffne dein Notebook über Bearbeiten, dann findest du oben rechts — neben „Alle Quellen aktualisieren" — den Button „Teilen". Er ist nur für die Eigentümer*in sichtbar und öffnet den Dialog „Notebook teilen", in dem du die gesamte Sichtbarkeit steuerst.

(Das „Teilen"-Untermenü im Drei-Punkte-Menü der Notebook-Übersicht ist davon getrennt: Es bietet nur „Link kopieren" und das direkte Teilen mit einer Gruppe, aber nicht die Sichtbarkeits- und Veröffentlichungseinstellungen.)

Im Dialog „Notebook teilen" stellst du die Sichtbarkeit ein:

  • „Privat — nur ich" — Standard. Nur du siehst das Notebook.
  • „Mit Gruppen geteilt" — sichtbar für ausgewählte Gruppen. Du fügst Gruppen hinzu und legst unter „Wer darf bearbeiten?" fest, wer Änderungen vornehmen darf (nur ich / Gruppen-Admins / alle Mitglieder).
  • „Mit Anmeldung — alle eingeloggten Nutzer*innen" — sichtbar für alle eingeloggten Nutzer*innen aus deinem Land.

Auf „Von der Basis" listen​

Im Modus „Mit Anmeldung" kannst du zusätzlich den Schalter „Auf ‚Von der Basis' listen" aktivieren. Dann erscheint dein Notebook auf der allgemeinen Notebooks-Seite im Abschnitt „Von der Basis" zum Entdecken. Sobald du den Schalter aktivierst, musst du eine der beiden Aussagen bestätigen:

  • „Ich besitze die Daten" — … oder habe die Rechte zur Veröffentlichung; z. B. eigene Texte, Beschlüsse deines Verbands, Material, das du selbst veröffentlichen darfst.
  • „Daten sind öffentlich verfügbar" — z. B. offizielle Dokumente, Pressemitteilungen, frei zugängliche Veröffentlichungen.

Ohne diese Bestätigung lässt sich das Notebook nicht listen. Hintergrund: Damit stellen wir sicher, dass nur Inhalte mit klarer Rechtelage veröffentlicht werden.

Privat ist die sichere Voreinstellung

Wenn du dir bei den Rechten unsicher bist, lass das Notebook privat — du kannst die Sichtbarkeit jederzeit später ändern.

Dein Notebook nach der Erstellung​

Im Abschnitt „Eigene" erscheint jedes deiner Notebooks als Karte. Ein Klick auf die Karte öffnet die Notebook-Detailseite, von der aus du chatten und durchsuchen kannst. Über das Drei-Punkte-Menü der Karte erreichst du weitere Aktionen:

  • Bearbeiten — öffnet wieder den Editor (Quellen, Details, Labels, Wolke, Docs). Auf der Bearbeiten-Seite kannst du Name und Beschreibung auch direkt im Kopfbereich ändern und alle Quellen per „Alle Quellen aktualisieren" neu synchronisieren.
  • Teilen — Untermenü mit „Link kopieren" (kopiert die URL des Notebooks) und — falls du in Gruppen bist — Optionen zum direkten Teilen mit einer Gruppe. Die volle Sichtbarkeits- und Veröffentlichungssteuerung liegt dagegen im „Teilen"-Button auf der Bearbeiten-Seite (siehe Notebook teilen).
  • Löschen — entfernt das Notebook unwiderruflich. Wichtig: Die enthaltenen Dokumente bleiben in deiner persönlichen Bibliothek erhalten und können in andere Notebooks aufgenommen werden.

Häufige Fragen​

Wo schalte ich ein Notebook öffentlich? Nicht mehr in der Erstellung. Öffne das Notebook über Bearbeiten und klicke oben rechts auf „Teilen". Wähle im Dialog die Sichtbarkeit „Mit Anmeldung" und aktiviere „Auf ‚Von der Basis' listen", um es auf der Notebooks-Seite sichtbar zu machen.

Was passiert mit Dokumenten, wenn ich ein Notebook lösche? Die Dokumente bleiben in deiner persönlichen Dokumenten-Bibliothek erhalten — nur die Sammlung wird gelöscht.

Kann ich dasselbe Dokument in mehrere Notebooks aufnehmen? Ja. Beim Bearbeiten eines Notebooks kannst du beliebige Dokumente aus deiner Bibliothek auswählen.

Wie lange dauert die Indexierung? Bei Text-PDFs und reinen Textdateien meist nur Sekunden. Eingescannte PDFs (mit OCR) und sehr große Dateien können einige Minuten brauchen. Das Notebook ist trotzdem sofort nutzbar — neue Dokumente erscheinen in den Antworten, sobald die Indexierung abgeschlossen ist.

Mein Dokument wird nicht akzeptiert. Prüfe die Dateiendung (PDF, DOCX, DOC, TXT, MD, ODT, RTF) und die Dateigröße (max. 50 MB). Andere Formate musst du vorher konvertieren.

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